Sem tempo...

Estudando muito para uma palestra para Magistrados. Sem tempo para posts. Deverei conseguir algum tempo hoje no fim da tarde... Semana dura demais, porém a empresa está fisicamente pronta pra atingir a produtividade que pretendemos.

Postagens quase prontas...

Cansado da semana... Muito apertada mas bastante recompensadora. Provavelmente conseguimos "engatar" a produção. A meta de trabalho será processar 1.500.000 documentos mensais. Estamos bem encaminhados já que só contratamos pouco menos de 1/3 do pessoal destinado a essa produção e já conseguimos chegar a média de 40% de produção. 

Acho que com o pessoal certo e bem treinado talvez consiga a meta sem necessidade de contratação de todo o pessoal previsto e sem perder qualidade.

Ufa. Alívio. O reloginho está funcionando.

A diplomática e a diplomacia.

 Esses foram aspectos novos que aprendi a pouco, mas não deixam de ter sua importância em todos os momentos dentro de um trabalho de projeção a ser executado em qualquer empresa que vá implantar um gerenciamento de documentação em qualquer nível.

Optar ou não por um ou outro tipo de tecnologia para tratamento de um arquivo pode determinar um grande custo posterior para a empresa.

A contratação de uma consultoria especializada faz-se mister para que a aplicação tenha o pretendido efeito: O sucesso!

E o que as palavras acima tem a ver com a diplomática e a diplomacia e por consequência com o diploma?

A palavra diplomacia vem do grego diploo que significa "dobrar". Quando se refere ao ato de dobrar e na idade antiga se referia aos dipticos que seriam documentos entalhados em madeira com dobradiças ao meio.

A palavra diploma ganhou nova conotação durante o império romano. Se referia a certos documentos produzidos pelo Imperador ou pelo Senado. Eram documentos oficiais como decretos concedendo ou restringindo direitos de soldados e cidadãos. Basicamente documentos oficiais do Estado Romano.

A diplomática e a paleografia são palavras de origens etmológicas diferentes porém compartilham do mesmo significado: São a análise técnica de documentos para verificação de veracidade, enquanto a diplomacia é a negociação acerca de um tema com troca de diplomas, ou seja de documentos para formalização daquele tratado.

A diplomacia e a diplomática ainda são hoje usadas em todos os momentos. Um mero cadastro de um comprador visando a aquisição de um produto qualquer torna aquela relação, dentro de suas dimensões, onde as duas ações podem ser aplicadas, como a seguir podemos identificar claramente:

1. O cliente quer comprar.

2. Para comprar ele deve apresentar seus documentos para análise - Identidade, cpf, comprovante de renda e residência. (diplomas)

3. A análise dos documentos e a comprovação de veracidade é executada.(confirmação das informações alí contidas através de ligações, confirmações de dados via internet, consultas ao Serasa, ligações telefônicas para a empresa emissora do comprovante de pagamento, etc.(diplomática)

4. O tratado de compra e venda é feito caso os documentos sejam considerados verdadeiros (diplomacia).

Como e porquê aplicar, com responsabilidade, o acima disposto no quotidiano de uma empresa?

Para que haja um dimensionamento correto da(s) ferramenta(s) e solução (ões)  para o arquivo, deverá ser contratada consultoria ou empresa que disponha de profissional com conhecimento legal acerca da documentação a ser trabalhada: Um bibliotecário com pós graduação em arquivística ou um arquivologista, arquivista ou um profissional com certificação CDIA+ (Certified Documento Imaging Archtect) ou todas as opções anteriores dependendo do quantitativo do acervo e tipo de tecnologias a serem aplicadas.

O dimensionamento deverá ser a primeira consultoria. O profissional, que deverá ter conhecimento de todas as aplicações possíveis dentro da legalidade, deverá analisar a massa documental sob os aspectos quantitativos e qualitativos para definir que soluções deverão ser aplicadas dentro da realidade de cada tipo documental.

O relacionamento feito deverá ser basicamente:

Pouca incidência de consulta, temporalidade alta, pouca necessidade de cópias em papel ou em outro meio e necessidade de comprovação será aplicada um tipo solução. Muita necessidade de acesso em várias camadas, temporalidade baixa já denotará a aplicabilidade de outro tipo de solução.

Essas e outras variáveis podem ser combinadas de outras formas assim como as soluções para tais condições, porém deve-se sempre focar o objetivo: Agilizar os processos com amparo legal e ainda muita segurança!

Dia lotado...

Para o atingimento de meta de produção a gente tem que se meter em tudo hoje:Disposição de móveis, utensílios que ficarão à disposição de cada envolvido, limpeza do ambiente, localização de estantes de apoio a cada fase da produção e até na forma que cada indivíduo movimenta o papel durante a higienização e conferência.

Deixar somente o que está sendo trabalhado naquele momento por cada colaborador é um desafio. A cultura do brasileiro é mais para abarrotar deixando tudo (mesmo as coisas desnecessárias) à mão do que para trabalho em um ambiente limpo (leia-se sem poluição de ferramentas).

Tenho sofrido com a resistência de implantação de algumas melhorias organizacionais em todos os níveis da empresa.

Além de tudo isso ainda estou metido na implantação de um grande projeto de microfilmagem e isso tem me consumido quase todo o tempo.

Preparar uma empresa pra crescer é difícil... É um esforço hercúleo contra os costumes de funcionários mais antigos acostumados a um ritmo de trabalho diferente e ainda mais limpo.


Tenho tido decepções quanto à disposição de uns e boas surpresas quanto ao desempenho de outros.


Não acho que seja um 5S completo que estou implementando, mas perto disso. 


Preciso do respeito à manutenção do que projeto para que todas as peças do relógio se encaixem e ele funcione direito.


Estou formando algumas pessoas dentro da empresa com esse objetivo, sem nomear um programa de melhoria... Apenas dando as diretrizes e colocando-as em cheque para que possa cobrá-las.


O estabelecimento de manuais para treinamento de cada um foi a peça principal e mais urgente que achei que deveria aplicar. Hoje, em qualquer empresa cada um tem sua função na medida correta. O tempo do "funcionário BOMBRIL" passou. A especialização com expectativa de crescimento e novo aprendizado é a mola impulsora.


Ufa... Acredito que em mais 3 meses estaremos prontos pra crescer mais.

Digitalização...

Hoje andei estudando mais ainda sobre o assunto... Como tratar legalmente o documento digitalizado.

Tenho percebido a cada dia que nada sei. Uns dizem: "É legal! Digitalize e jogue fora todo o papel!".

Sou reticente quanto a isso.

Os "paraquedistas" que tem tentado entrar nesse mercado me tiram do sério. Tentam "estuprar" o bolso do pretenso cliente em seu arremedo de empresa de qualquer forma.

De uns tempos pra cá tenho visto que a grande maioria das empresas da área de informática (principalmente as de vendas de computadores) surgem e somem rapidamente. Abrem e fecham como se fossem um guarda chuva em início de inverno.

Não tem a menor responsabilidade com o futuro da vítima (ops!) do cliente.

Quando se fala em prestação de serviços a uma empresa a coisa se torna mais séria ainda.

Dentro dos meus parcos conhecimentos de informática, vamos ao ponto: A digitalização de documentos como SUBSTITUIÇÃO ao papel é valida?

Respondo de pronto: NÃO! A digitalização ainda não tem validade legal!!! Hoje serve apenas como ferramenta para a agilização de processos.

Antes de tudo, quero esclarecer que não sou a favor ou contra uma ou outra tecnologia que trata um acervo documental. Apenas estou analisando e deixando claro que gosto de trabalhar com segurança.

Tenho lido muito acerca do assunto, e por meu entendimento ainda demorará um pouco a termos a legislação com subsídios e amparo fortes e consistentes!

Abaixo transcrevo trechos de um artigo bem interessante sobre o assunto, assim como no Parecer nº 736/2006 do Ministério da Justiça que abordam e esclerecem bem a minha linha de pensamento.

Chega a ser engraçado quando sou questionado sobre esse assunto. Pois, apesar de ser entusiasta da informática como um todo (sou da época em que não tinhamos email, celular, Google e muito menos sabiamos o que era um download) não me sinto seguro em falar algumas coisas sobre as aplicações para a arquivística.

Senão vejamos o que Augusto Tavares R. Marcacini leciona no seu livro"A Certificação Eletrônica na Legislação Brasileira Atual":

“Validade jurídica” não é uma qualidade que se atribua a documentos. Validade ou invalidade são atributos dos atos jurídicos, não dos documentos. Documentos podem ser falsos ou verdadeiros, pode-se falar no seu valor probante, mas não há sentido na expressão “validade jurídica de documentos em forma eletrônica”. Até porque a validade de um ato jurídico envolve vários requisitos outros, que nenhuma relação mantêm com o documento.”

O professor Pedro Antônio Dourado de Rezende do Departamento de Ciências da Computação da Universidade de Brasília em resposta ao acadêmico de direito Ricardo Marlmeister através de email discorreu de forma brilhante quanto ao que penso:

"Ricardo Marlmeister: Há algum mecanismo técnico que elimine os riscos da forja (um sistema de autoautenticação anti-forja)?

Professor Pedro: Não só não existe, como não pode existir, pois o problema da ligação entre bits e intenção humana é um problema de natureza semilógica, e não técnica. Entre a fibra vegetal que recebe a tinta de um documento e de uma posterior assinatura de punho, e o olho e a mão do signatário que segura a caneta, existe apenas o ar. Ao passo que, entre os bits que representam um documento e sua posterior assinatura eletrônica, e o olho e a mão do signatário que segura o mouse, existem várias camadas de software, onde a inteligência de terceiros (programadores) interfere, molda e determina a interpretação do processo, inclusive com a possibilidade sorrateira de má-fé. O ciberespaçao é campo bem mais fértil para o demônio de Descartes do que a atmosfera.
Tentar resolver tecnicamente o problema só teria chance de sucesso passando pela amarração do negócio do hardware ao do software, no qual o hardware só irá executar software que tenha sido autorizado pelo fabricante do hardware. Ninguém mais poderia programar ou desenvolver software fora da camisa de força de um fornecedor que controlasse absolutamente tudo, sem transparência. Teríamos que confiar cegamente nesse fornecedor, e estaríamos de volta a um regime absolutista."

Existem mais visões sobre o assunto, mas como o tempo é exíguo deverei discorrer mais em vários posts e me proponho até a debater via e mail com os colegas... Aviso: Todos os emails que porventura receber e forem dignos de uma boa e saudável leitura vou publicar!

Abraços...

Meu primeiro post...

Caros amigos internautas...

Comecei esse blog por pura falta de um lugar para compartilhar o que sei, o que penso e lugares para discutir acerca dos assuntos que me interessam...

Bem... Vou me apresentar:

Me chamo Marcelo Silva e sou um piauiense exportado para o Ceará por força do destino.

Moro desde 1991 aqui na terra de Iracema (a virgem dos lábios de mel) e desde então trabalho com arquivística, mais precisamente na área de microfilmagem de documentos.

De uns tempos pra cá também tenho trabalhado com digitalização de documentos (uns 4 anos), gestão de arquivos e custódia documental.

Tenho outros interesses na área de informática... Fui (faz um tempão que não mexo com isso) programador e ainda trabalhei um tempo com redes. Isso me deu um bom conhecimento na área de informática.

Vou usar esse blog como ponto de descarga de pensamentos, raivas, alegrias e o que estiver afim de vomitar goela afora.

Conselho: Desabafem para não explodirem.

Abraços...