A diplomática e a diplomacia.

 Esses foram aspectos novos que aprendi a pouco, mas não deixam de ter sua importância em todos os momentos dentro de um trabalho de projeção a ser executado em qualquer empresa que vá implantar um gerenciamento de documentação em qualquer nível.

Optar ou não por um ou outro tipo de tecnologia para tratamento de um arquivo pode determinar um grande custo posterior para a empresa.

A contratação de uma consultoria especializada faz-se mister para que a aplicação tenha o pretendido efeito: O sucesso!

E o que as palavras acima tem a ver com a diplomática e a diplomacia e por consequência com o diploma?

A palavra diplomacia vem do grego diploo que significa "dobrar". Quando se refere ao ato de dobrar e na idade antiga se referia aos dipticos que seriam documentos entalhados em madeira com dobradiças ao meio.

A palavra diploma ganhou nova conotação durante o império romano. Se referia a certos documentos produzidos pelo Imperador ou pelo Senado. Eram documentos oficiais como decretos concedendo ou restringindo direitos de soldados e cidadãos. Basicamente documentos oficiais do Estado Romano.

A diplomática e a paleografia são palavras de origens etmológicas diferentes porém compartilham do mesmo significado: São a análise técnica de documentos para verificação de veracidade, enquanto a diplomacia é a negociação acerca de um tema com troca de diplomas, ou seja de documentos para formalização daquele tratado.

A diplomacia e a diplomática ainda são hoje usadas em todos os momentos. Um mero cadastro de um comprador visando a aquisição de um produto qualquer torna aquela relação, dentro de suas dimensões, onde as duas ações podem ser aplicadas, como a seguir podemos identificar claramente:

1. O cliente quer comprar.

2. Para comprar ele deve apresentar seus documentos para análise - Identidade, cpf, comprovante de renda e residência. (diplomas)

3. A análise dos documentos e a comprovação de veracidade é executada.(confirmação das informações alí contidas através de ligações, confirmações de dados via internet, consultas ao Serasa, ligações telefônicas para a empresa emissora do comprovante de pagamento, etc.(diplomática)

4. O tratado de compra e venda é feito caso os documentos sejam considerados verdadeiros (diplomacia).

Como e porquê aplicar, com responsabilidade, o acima disposto no quotidiano de uma empresa?

Para que haja um dimensionamento correto da(s) ferramenta(s) e solução (ões)  para o arquivo, deverá ser contratada consultoria ou empresa que disponha de profissional com conhecimento legal acerca da documentação a ser trabalhada: Um bibliotecário com pós graduação em arquivística ou um arquivologista, arquivista ou um profissional com certificação CDIA+ (Certified Documento Imaging Archtect) ou todas as opções anteriores dependendo do quantitativo do acervo e tipo de tecnologias a serem aplicadas.

O dimensionamento deverá ser a primeira consultoria. O profissional, que deverá ter conhecimento de todas as aplicações possíveis dentro da legalidade, deverá analisar a massa documental sob os aspectos quantitativos e qualitativos para definir que soluções deverão ser aplicadas dentro da realidade de cada tipo documental.

O relacionamento feito deverá ser basicamente:

Pouca incidência de consulta, temporalidade alta, pouca necessidade de cópias em papel ou em outro meio e necessidade de comprovação será aplicada um tipo solução. Muita necessidade de acesso em várias camadas, temporalidade baixa já denotará a aplicabilidade de outro tipo de solução.

Essas e outras variáveis podem ser combinadas de outras formas assim como as soluções para tais condições, porém deve-se sempre focar o objetivo: Agilizar os processos com amparo legal e ainda muita segurança!